1. Objetivo y Alcance
🔹Objetivo: Establecer las actividades, responsabilidades y relaciones dentro del proceso de ventas de soporte técnico.
🔹 Alcance: Aplicable a la Gerencia General y a los equipos comerciales encargados de gestionar la venta y renovación de servicios de soporte técnico.
2. Roles y Responsabilidades
| Rol | Responsabilidad |
|---|---|
| Gerencia General (GG) | Aprobación y supervisión de procesos. |
| Gerencia Comercial (GC) | Gestión y supervisión de ventas. |
| Asistente Administrativo (AA) | Seguimiento de cotizaciones y facturación. |
| Encargado Comercial (EC) | Elaboración de cotizaciones y negociación. |
3. Glosario
- ERP: Sistema Integrator.
4. Descripcion del Proceso
Inicio del Servicio
- Culminada la salida en vivo y según el acuerdo comercial, al segundo mes se informa al cliente sobre el inicio del contrato de soporte o mantenimiento descrito en la propuesta económica.
- Se categoriza a los clientes en A, B o C, según:
✔ Volumen de facturación
✔ Módulos adquiridos
✔ Número de usuarios
✔ Estimación del volumen de transacciones
Etapa de Cotización
- Se elabora la propuesta comercial.
- El costo del contrato de Mantenimiento Anual es del 20% del total de la primera factura enviada al cliente.
- Se divide el monto entre 25 (costo por hora del servicio en US$) para determinar las horas asignadas al contrato.
- Registro en el ERP Integrator bajo la ruta:
Comercial → Cotizaciones → Cotizaciones.
- Debe incluir:
✔ Porcentaje de la inicial
✔ Número de letras y fecha de vencimientos
✔ Pago de la detracción
✔ Total de horas de soporte
Etapa de Seguimiento de la Cotización
- Se sigue el proceso de evaluación del cliente, respetando sus tiempos y asegurando que no excedan los 15 días.
Etapa de Facturación
- Aceptada la cotización, se informa al Encargado de Facturación para la emisión de facturas y letras correspondientes.
Renovación del Contrato
- Treinta días antes del vencimiento del contrato de soporte técnico:
✔ Se notifica al cliente sobre el vencimiento.
✔ Se envía la cotización respetando los acuerdos previos.
✔ Una vez aceptada la cotización, se informa al Encargado de Facturación para la emisión de la factura y las letras.
Plan de Visitas
- Clientes A: Se realizarán dos visitas anuales.
- Clientes B: Se realizará una visita anual.