1. Objetivo y Alcance
🔹Objetivo: Establecer las actividades, responsabilidades y relaciones del proceso de implementación del ERP Integrator SAC.
🔹 Alcance: Aplicable a todo el equipo de ERP Integrator SAC.
2. Roles y Responsabilidades
3. Glosario
- ERP: Sistema Integrator SAC.
- OS: Soporte Técnico.
- SDDC: Solicitud de Desarrollo de Código.
- FIC: Formatos de impresión del cliente.
4. Descripción del Proceso
📖 Actividad 1:
🔹GN solicita a GG su aprobación para dar inicio a las actividades de implementación, adjuntando un informe básico sobre el “Nuevo Cliente”.
📖 Actividad 2:
🔹 GG aprueba el inicio de la implementación e informa a ST y a EDP.
📖 Actividad 3:
🔹ST procede con dar de alta el contrato de implementación en el portal de soporte.
📖 Actividad 4:
🔹ST informa al EDP para el inicio de las actividades de implementación, adjuntando la información básica sobre el “cliente”.
📖 Actividad 5:
🔹El EDP elabora una primera propuesta sobre el plan de implementación del ERP Integrator basándose en la información compartida por ST.
📖 Actividad 6:
🔹El EDP envía el correo electrónico de bienvenida y coordina la primera reunión con el cliente denominado “Kick off”.
🔹 La agenda que se debe realizar durante esta reunión es:
🔹 Resultado Final:
🔹Usar el PPT de presentación KickOFF.
📖 Actividad 7:
🔹El EDP basado en la información enviada por el RDPC procede a ajustar las fechas y horarios del plan de implementación del ERP Integrator que será enviado a GG para ser observado, corregido y aprobado.
📖 Actividad 8:
🔹El EDP informa a ST sobre los usuarios a crearse en el portal de soporte respecto del cliente, cada uno con su respectivo correo, para que sean informados por cada actividad realizada durante el proceso de implementación, así como también puedan recibir cualquier notificación al respecto.
📖 Actividad 9:
🔹ST crea los usuarios del cliente en el portal de soporte.
📖 Actividad 10:
🔹GG aprueba el plan de implementación de EDP.
📖 Actividad 11:
🔹EDP comparte el plan de implementación aprobado a GGC y/o RDPC.
📖 Actividad 12:
🔹GGC y/o RDPC da su conformidad/aprobación del plan de implementación, esto debe estar expresado mediante correo. En caso el cliente lo solicite ajustar las fechas o horarios se procede a coordinarlo con EDP.
📖 Actividad 13:
🔹EDP solicita a ST cargar el plan de implementación en el portal de soporte.
📖 Actividad 14:
🔹ST devuelve el plan de implementación relacionando por cada actividad el número de orden de soporte generada para que EDP pueda realizar el seguimiento respectivo usando dicho archivo.
📖 Actividad 15:
🔹Una implementación consta de las siguientes etapas:
📖 Actividad 16:
🔹La etapa de “E.1. Crear ambiente con datos iniciales y básicos.” agrupa las siguientes actividades:
📖 Actividad 17:
🔹ST asigna:
📖 Actividad 18:
🔹RDPC entrega las plantillas debidamente llenadas al correo “[email protected]”.
📖 Actividad 19:
🔹RDPC entrega de sus formatos de impresión (FIC) al correo “[email protected]”.
📖 Actividad 20:
🔹EDP y/o ST asignan cada OS de cada plantilla a un AP para que proceda a atender dicho requerimiento, adjuntando el archivo en la OS.
📖 Actividad 21:
🔹EDP y/o ST asignan la OS de cada FIC a un AP para que proceda a atender dicho requerimiento, adjuntando cada formato de impresión en la OS.
📖 Actividad 22:
🔹EDP y/o ST asignan cada OS de “Control de calidad por módulo adquirido” a un AP para que proceda a atender dicho requerimiento.
📖 Actividad 23:
🔹Cada AP que tiene asignado una OS de “Control de calidad” para poder finalizar su OS debe adjuntar el archivo de “checklist” que realizó.
* Un checklist es un documento en formato excel donde se describen las funcionalidades de un módulo/submódulo especifico, luego un AP procede a verificar uno por uno que esté funcionando correctamente en el ERP Integrator del cliente. En los casos que identifique un posible error toma nota de ello, lo corrige de ser posible dentro del tiempo asignado para el control de calidad y en caso el AP necesite más tiempo entonces procederá a crear una OS por “corrección de programa” y asignar a un AP o así mismo según crea prudente. (ver ejemplo de checklist)
📖 Actividad 24:
🔹EDP genera el informe final indicando los resultados obtenidos de la etapa E.1, con copia a GG, GN, GGC, RDPC.
📖 Actividad 25:
🔹EDC debe notificar a EDP cuando haya concluido con la configuración básica del módulo contable para que así pueda proceder con el inicio de la etapa “E.2”
📖 Actividad 26:
🔹En la etapa “E.2 – Levantamiento de información por módulos”, se realizan reuniones con EAPC para presentarle el módulo respectivo, qué parametrización existe, cómo ajustarlos, cómo se registran sus operaciones, sus reportes, etc. Además de conocer el trabajo que realiza dicha área en la empresa.
📖 Actividad 27:
🔹EDP coordina con el RDPC para la realización de las reuniones de “Levantamiento de información” con cada EAPC.
📖 Actividad 28:
🔹EDP realiza cada sesión de “Levantamiento de información” de forma virtual usando la aplicación zoom y grabándolo para ser subida en el canal de Youtube Integrator en una lista privada para el cliente.
🔹Resultados:
🔹Nota:
📖 Actividad 29:
🔹La primera sesión a realizarse durante el “Levantamiento de información” es para el área contable, aquí el EDC hace una presentación de:
🔹Al ser temas de conocimientos contables solo se necesita la presencia en esta reunión del EDC, del RDPC y del EAPC contable.
🔹Es importante que esta área sea el primero según el orden de sesiones a realizase, debido que se necesita recibir el feedback de EAPC contable para tomar nota sobre los tipos de operaciones que el cliente tiene para aplicar las posibles mejoras y/o ajustes en las configuraciones de integración contable.
🔹Esto servirá para que las sesiones posteriores puedan fluir de manera fácil y sencilla evitando a esos usuarios “no contables” caer en confusiones o llenarse de dudas ante temas que posiblemente desconoce.
📖 Actividad 30:
🔹Los módulos que deben verse luego de contabilidad son:
📖 Actividad 31:
🔹La implementación del módulo de recursos humanos (RRHH) puede verse de manera separada de los demás módulos operativos, salvo si interviene en los gastos indirectos de fabricación.
📖 Actividad 32:
🔹GG en los casos de desarrollos no contratados, debe emitir una respuesta por cada punto informado por el EDP del cual podemos tener que:
📖 Actividad 33:
🔹GG aprueba el desarrollo no contratado, en este caso EDP debe generar una OS por desarrollo de nuevas funciones adjuntando el informe realizado.
📖 Actividad 34:
🔹GG lo clasifica como “cotizable”, en este caso EDP debe enviar la información necesaria a GN para que realice el documento de cotización.
📖 Actividad 35:
🔹GN recibe el pedido de cotización y lo gestiona con el cliente de manera directa.
📖 Actividad 36:
🔹EDP genera el informe final indicando los resultados obtenidos de la etapa E.2, con copia a GG, GN, GGC, RDPC.
📖 Actividad 37:
🔹En la etapa “E.3 Desarrollos y ajustes aprobados.” EDP hace seguimiento a:
📖 Actividad 38:
🔹EDP genera el informe final indicando los resultados obtenidos de la etapa E. 3, con copia a GG, GN, GGC, RDPC.
📖 Actividad 39:
🔹GGC y/o RDPC dan su conformidad por cada desarrollo realizado, esto debe estar expresado en correo para tenerlo documentado.
📖 Actividad 40:
🔹El AP responsable de cada desarrollo contratado y/o aprobados por GG debe buscar, solicitar y recibir la conformidad del cliente y con ello dar por finalizado su OS.
📖 Actividad 41:
🔹En la etapa “E.4 Pre puesta en vivo.” Se dan inicio a las capacitaciones con los usuarios finales y EDP informa a GGC y RDPC para el llenado de las plantillas para saldos iniciales de:
📖 Actividad 42:
🔹EDP coordina las sesiones de capacitación por módulo con RDPC
📖 Actividad 43:
🔹RDPC por cada fecha coordinada enviará su confirmación vía correo a EDP.
📖 Actividad 44:
🔹EDP lleva a cabo las sesiones de capacitación por módulo, las mismas que son virtuales usando el aplicativo de zoom, debidamente grabadas y posteriormente subidos al canal de YouTube Integrator en la lista privada del cliente.
🔹EDP en el proceso de desarrollo de la capacitación simulará operaciones básicas, el EDP mostrará al usuario asignado el funcionamiento del módulo respectivo y absolverá las consultas del usuario, procurando que este realice las pruebas correspondientes en el sistema.
📖 Actividad 45:
🔹EDP por cada capacitación realizada compartirá un informe a GG/GGC/RDPC indicando:
📖 Actividad 46:
🔹EDP coordina con GGC y RDPC la fecha de puesta en vivo, que se recomienda ser el primer día hábil de un periodo, además también de coordinar la fecha de entrega de los saldos iniciales.
📖 Actividad 47:
🔹RDPC entrega las plantillas llenadas de saldos iniciales al correo “[email protected]” según la fecha acordada.
📖 Actividad 48:
🔹EDP y/o ST coordinan la asignación de la actividad de carga de saldos iniciales a un AP para que lo atienda y resuelva.
📖 Actividad 49:
🔹EDP convocará a una reunión con todos los usuarios involucrados al sistema, los analistas del equipo de implementación e inclusive el Gerente del cliente en donde explicará a los presentes en qué consiste el proceso de puesta en vivo y la asignación de los responsables de cada proceso.
📖 Actividad 50:
🔹En la etapa “E.5 puesta en vivo.” Es el inicio del uso del ERP Integrator en producción donde el cliente hace uso de cada módulo adquirido, en teoría:
📖 Actividad 51:
🔹EDP lleva a cabo el seguimiento de la puesta en vivo de cada módulo iniciando por los módulos básicos que la empresa necesita para poder operar que son:
📖 Actividad 52:
🔹EDP debe informar el éxito de cada modulo implementado a GG, GN.
📖 Actividad 53:
🔹La puesta en vivo continuará hasta que el ERP Integrator se halla estabilizado y los usuarios realicen sus operaciones sin contratiempos.
🔹EDP finalizado la puesta en vivo de los módulos o en el caso en que las horas aplicadas al proyecto superan al paquete de horas contratado para la implementación, debe informar GG.
📖 Actividad 54:
🔹GG debe emitir una respuesta al informe final de “puesta en vivo” e indicar la aprobación para que se finalice el contrato por “implementación” y se cree el contrato “post soporte” del cliente, dándose así por finalizado el plan de implementación del ERP Integrator en el cliente.
📖 Actividad 55:
🔹“Post-Soporte” Luego de concluir la puesta en vivo, el EDP será el encargado supervisar y/o atender los posteriores requerimientos de la empresa, tomando en cuenta que el ERP se encuentra recién implementado y requiere de tiempo para estabilizarse, por esa razón durante las siguientes semanas estará atento a que este proceso se concluya en forma satisfactoria e informará a la GG de cualquier contratiempo que pueda surgir para tomar las medidas del caso, luego de transcurrida estas 4 semana el EDP enviará una comunicación al RDPC informándole de la conclusión del proceso de implementación y del inicio de la atención de sus requerimientos a través del portal de ordenes de soporte durante los próximos 2 meses en la que este proceso concluirá.
5. Anexos
- PPT para presentación en el kick Off.
- Documento “PLAN DE IMPLEMENTACION” ejemplo.
- Formato para el “CHECKLIST”.
- Documento “CUESTIONARIO INICIAL”
- Plantillas de datos iniciales.
- Plantillas de saldos iniciales.
6. Politicas
- La responsabilidad del proceso de Implementación de Software es compartida con el cliente, el EDP debe dejar claro los límites y registros de las responsabilidades de ambos actores.
- EDP asume el compromiso adquirido con el cliente en el contrato de Implementación, por lo tanto, no escatimara esfuerzos para asumir tal compromiso y asegurar el éxito del proceso de implementación del ERP Integrator.