1. Objetivo y Alcance
🔹 Objetivo:
Definir las actividades, responsabilidades y controles necesarios para garantizar una correcta gestión de cobros, registro bancario(BBVA), aplicación y actualizacion en el sistema Integrator ERP:
• Aplicación de cobros a documentos de facturas y letras.
• Actualización de números únicos en letras.
• Registro de detracciones pagadas.
• Conciliación bancaria mensual.
🔹 Alcance:
Este procedimiento aplica a la Gerencia General y al área de Tesorería de Integrator SAC, responsables del registro, control y validación de los cobros y conciliaciones bancarias.
2. Roles y Responsabilidades
| Rol | Responsabilidad |
|---|---|
| Gerencia General (GG) | Supervisa, revisa y aprueba el proceso de cobros y conciliación bancaria. |
| Tesorería (TES) | Ejecuta el proceso de descarga, registro, aplicación de cobros, detracciones y conciliación bancaria. |
3. Definicion
El procedimiento de cobros y conciliación bancaria consiste en registrar los pagos de los clientes, aplicarlos a sus facturas o letras pendientes, registrar las detracciones y verificar que toda la información coincida entre el banco y el sistema Integrator ERP.
4. Glosario
- GG: Gerencia General
- TES: Tesorería
- ERP: Sistema Integrator ERP
- BBVA: Banco Continental
- SUNAT: Superintendencia Nacional de Aduanas y de Administración Tributaria
5. Descripción del Proceso
I. Descarga de Movimientos Bancarios (Banca por Internet)
El TES debe obtener y analizar los movimientos bancarios desde la plataforma del banco:
- Ingresar a la banca por internet del BBVA.
- Descargar el estado de cuenta del periodo en formato Excel.
- Revisar los ingresos (abonos).
- Identificar:
– Cliente que realiza el pago
– Número de operación (en caso de letras)
– Monto
– Fecha
Responsable: TES
II. Identificación y Clasificación de Cobros (Banca por Internet)
Una vez descargada la información:
- Realizar un cruce manual con las facturas y letras pendientes en cartera.
- Clasificar cada cobro como:
– Pago de factura
– Cancelación de letra
– Depósito por detracción (cuando corresponda)
Responsable: TES
III. Registro de Cobros en el ERP Integrator
El TES debe registrar los cobros en el sistema:
Ruta:
- Tesorería > Cuentas por cobrar > Cuentas por cobrar pendientes
- Tesorería > Letras por cobrar > Cuentas por cobrar pendientes
1. Seleccionar el cliente
2. Ingresar:
– Fecha de cobro
– Banco (continental soles o dólares)
– Tipo de pago
– Neto a cobrar
– Responsable de cobro
– Observaciones
3. Aplicar documentos (facturas y/o letras)
4. Guardar la operación
Responsable: TES
IV. Actualización de Números Únicos en Letras
Para mantener la trazabilidad de las letras:
Ruta: Tesorería > Letras por cobrar > Letras por cobrar pendientes
Proceso:
- Buscar la letra correspondiente
- Editar el campo “número único”
- Validar:
– Que no exista duplicidad
– Que coincida con la información bancaria
- Guardar cambios
Responsable: TES
V. Registro de Detracciones
El TES debe registrar las detracciones pagadas a través del portal SUNAT:
Acciones en SUNAT:
- Ingresar con RUC, usuario y contraseña
- Ir a: Consultas > Consultas de presentación y pagos > Consulta de pagos y detracciones
- Revisar el reporte de detracciones:
– Por Periodo
– Tipo de cuenta (detracciones convencional)
– Pagos individuales
- Identificar:
– Documento relacionado
– Adquiriente
– Monto a depositar
Registro en ERP:
- Ir a: Tesorería > Cuentas por cobrar > Cuentas por cobrar pendientes
- Registrar o aplicar:
– Asociar a la factura correspondiente
- Ingresar:
– Fecha de cobro de detracción
– Banco (Banco de la Nación)
– Tipo de pago (detracción)
– Neto a cobrar
– Responsable de cobro
– Observaciones
Responsable: TES
VI. Conciliación Bancaria
El TES debe realizar la conciliación de manera mensual:
- Para ello debe obtener:
– Estado de cuenta del BBVA
– Reporte DM de cuentas por cobrar Integrator
- Comparar:
– Ingresos registrados vs banco
- Identificar diferencias:
– Depósitos no registrados
– Registros duplicados
– Montos incorrectos
- Realizar ajustes en el ERP:
– Registrar cobros faltantes
– Corregir errores detectados
Responsable: TES
6. Consideraciones
- No registrar cobros sin sustento bancario.
- Validar siempre el cliente antes de aplicar pagos.
- Las detracciones no constituyen cobros directos, pero afectan la cuenta por cobrar.
- Evitar modificar documentos(letras y cobros) en estados cerrados.
- Mantener consistencia entre ERP, banco (BBVA) y SUNAT.
- Realizar conciliaciones como mínimo mensuales (recomendado semanal en alto volúmen). .
- Toda diferencia detectada debe ser reportada oportunamente.
7. Derivación de Funciones
En caso de ausencia del responsable de Tesorería:
- La Gerencia General designará un reemplazo temporal.
- El responsable deberá dejar documentadas las actividades pendientes.
- El reemplazo ejecutará todas las funciones descritas en este procedimiento.
- Al retorno, el responsable validará las actividades realizadas.
Responsables: TES, GG